Памятка о предоставлении документов при ликвидации предприятия

 Для получения справки из архива необходимо :

Обработать и сдать в архив следующие документы:

1. Документы личного состава - приказы по личному составу, ведомости по начислению заработной платы, лицевые счета, личные карточки (формаТ-2) и другие (см. «Перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения»).    

2. Краткую историческую справку учреждения (организации):

о дате образования, профиле, структуре, руководстве, дате ликвидации и причин ликвидации.

3. Уставные документы:

                   - Устав предприятия;

                   - Постановление о регистрации предприятия;

                   - Постановления о реорганизации предприятия (если они были);

                   - Постановление о внесении изменений в устав (если они были);

                   - Постановление о ликвидации предприятия.   

4. Решение арбитражного суда о ликвидации предприятия или протокол о самоликвидации предприятия.                

5. Решение о создании ликвидационной комиссии.     

В случае утраты документов по личному составу - в архив необходимо  представить акт с указанием причин утраты (порча грызунами,  подтопление,  пожар или другие  причины).

Лица, выступающие в роли  доверенного  лица  при ликвидации предприятия предъявляют соответствующие документы.

Порядок обработки документов для передачи их в архив

         При передаче в архив:

Документы должны быть обработаны в соответствии с правилами архивной службы – сформированы в дело, прошиты, пронумерованы. (Кроме трудовых книжек).

На трудовые книжки составляется отдельная опись.

В конце каждого оформленного дела на отдельном чистом листе делается   лист-заверитель(см. приложение), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и фамилия имя отчество ответственного за обработку.

         На обложку дела выносятся:

- название организации;

- вид документов сформированных в деле (приказы по личному составу, лицевые счета, личное дело, личные карточки и т.д.);

- крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты документов в деле);

- количество листов в деле (не более 250 листов);

- срок хранения документов (см. «Перечень документов по личному составу  с указанием сроков хранения»).

         Оформленные  надлежащим образом документы по личному составу (приказы, ведомости по начислению заработной платы, личные карточки ф.Т-2 и т.д.) в опись вносятся в хронологическом порядке - по годам.

         Опись дел личного состава составляется по установленной правилами архивной службы форме - в двух экземплярах (см. приложение).

         Примечание:

         В случае не учтенных ранее в описях учреждения документов «Личных дел работников», составляется отдельная опись.

         Размещение документов «Личных дел работников» в описи производится по алфавиту.

 

Перечень документов по личному составу

с указанием сроков хранения

В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ дополненной ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» срок хранения документов по личному составу созданных начиная с 2003 года установлен 50 лет.

Наименование категории

документов

Сроки хранения
Приказы (распоряжения) по личному составу 75 лет ЭПК
Записки о приеме, переводе и увольнении рабочих и служащих 75 лет ЭПК
Личные карточки ф.Т-2 75 лет ЭПК - Возраст
Личные дела рабочих и служащих 75 лет ЭПК - Возраст
Книга учета приема, перемещения и увольнения рабочих и служащих

75 лет ЭПК

Трудовые книжки, подлинные личные документы

До востребования.

Невостребованные - 50 лет

Списки личного состава  учреждений, организаций и предприятий с полными  анкетными данными и сведениями о прохождении службы

постоянно

Книги учета и алфавиты личных дел 75 лет
Книги регистрации выдачи  трудовых книжек 75 лет
Лицевые счета на выдачу заработной платы (при их отсутствии ведомости по  начислению зар. платы) 75 лет
Тарификационные ведомости 25 лет
Протоколы квалификационных комиссий 15 лет ЭПК
Акты о несчастных случаях на производстве 45 лет ЭПК
Табеля и наряды работников вредных профессий 75 лет
Трудовые контракты и трудовые соглашения 75 лет ЭПК

Отметка ЭК в перечне видов и сроков хранения документов личного состава означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении  или уничтожении документов решает экспертно- проверочная комиссия действующей организации.

Для документов, с отметкой 75 лет ЭПК-В исчисление срока хранения документов личного состава  производить с учетом возраста человека.

        

Методические рекомендации по оформлению дел, передаваемых в архив

1. Ответственность за оформление дел лежит на работниках службы документационного обеспечения  организации или ответственном за архив, согласно приказа руководителя организации.

При больших объемах обработки документов возможно привлечение специалистов на договорных условиях. Во избежание некачественной обработки по привлекаемым специалистам желательна консультация с архивным отделом администрации муниципального образования Красноармейский район.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

5. При наличии в деле невостребованных личных  документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

6. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

8. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

9.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

10. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

11. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

12. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

13. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

14. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

15. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

16. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

17. Обложка дела постоянного, временного  хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу  описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Методические рекомендации по порядку передачи документов в муниципальный архив

Дела постоянного хранения передаются в муниципальный архив не позднее чем через 5 лет после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному распоряжением главы МО Красноармейский район.

В период подготовки дел учреждением к передаче в муниципальный архив ответственный за архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за архив обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, связанные в связки, доставляются в муниципальный архив сотрудниками учреждения.

Сотрудник муниципального архива при приеме дел на хранение составляет «Акт приема-передачи дел», один экземпляр которого отдается  ответственному за архив и должен  храниться постоянно в учреждении  в папке «Документы по ведению архива учреждения (описи дел, паспорт архива, акты приема-передачи дел, выделения документов к уничтожению и др.)»

Методические рекомендации по составлению и оформлению номенклатуры дел

1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

2. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

3. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел или видов документов структурных подразделений.

4. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив и направляется на согласование с архивным отделом администрации муниципального образования Красноармейский район, после чего утверждается руководителем организации.

5. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года, номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

6. Основой для определения структуры номенклатура дел  является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатура дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

7. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 Н Д проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по Н Д в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс  структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по Н Д.

В Н Д рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03,03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 Н Д включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов Н Д определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

Основание: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», М.,2010.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению др.

8. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, является основанием для формирования описей дел.

Форма