Архивный отдел

администрации муниципального образования

Красноармейский район

 

Основными задачами и функциями отдела, являются:

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения

документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе;

2. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного    фонда субъекта Российской Федерации, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и субъекта Российской Федерации;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда субъекта Российской Федерации;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

3. Отдел по согласованию с администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

4. Документы негосударственной части архивного фонда субъекта Российской Федерации поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации муниципального образования Красноармейский район при наличии доверенности.

5. Комплектование отдела  документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое или культурное    значение для муниципального образования, в том числе:

- составление списков организаций-источников комплектования отдела, утверждаемых      администрацией   муниципального   образования  и согласовываемых с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в

отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов,

хранящихся в отделе.

6. Организационно-методическое     руководство     деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках   комплектования   и   других   организациях, находящихся на территории муниципального образования-рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных  комиссиях,  номенклатур  дел  организаций-  источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке установленном органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание   организационно-методической    помощи,   проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций

муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий

документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов

для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заведенных копий и выписок из документов; рассмотрение

заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизационных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

8. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.